Versie 25 oktober 2026

Wie wij zijn

Sleutelkaarten Service maakt autosleutels en sleutelkaarten bij en leert ze in op locatie. Daarvoor hebben wij een aantal gegevens van je nodig, bijvoorbeeld om een afspraak te plannen of een factuur te sturen. In deze verklaring lees je welke gegevens dat zijn, waarom wij ze gebruiken en wat je rechten zijn.

Deze verklaring geldt voor de website www.sleutelkaarten-service.nl en voor het contact dat je met ons hebt via het contactformulier, WhatsApp en e-mail.

Welke gegevens wij gebruiken en waarom

Wij verwerken alleen gegevens die nodig zijn om je te helpen. Wij verkopen je gegevens nooit aan anderen.

Gegevens	Waarvoor	Hoe wij ze krijgen
Naam, telefoonnummer, e-mailadres	Contact opnemen, afspraak plannen, terugbellen als je daarom vraagt	Contactformulier, WhatsApp, e-mail
Adres of locatie van de auto	Naar je toe komen voor de afspraak en de regionale planning maken	Je geeft het door bij het maken van de afspraak
Merk, model, bouwjaar en kenteken van je auto	De juiste sleutel of sleutelkaart bestellen en programmeren	Je geeft het door bij de aanvraag
Chassisnummer (VIN) en sleutelcode	Nodig om een sleutel te kunnen inleren op jouw auto	Je geeft het door, of je vraagt de sleutelcode op bij de dealer
Kentekenbewijs en legitimatie (alleen inzage)	Controleren dat de auto van jou is voordat wij een sleutel bijmaken	Je laat ze zien op locatie als je al je sleutels kwijt bent. Wij controleren of de auto op jouw naam staat en maken geen kopie
Betaalgegevens	Betaling via pin afhandelen en een factuur sturen	Via onze betaalprovider myPOS, wij slaan zelf geen pinpasgegevens op
Berichten via WhatsApp en het contactformulier	Je vraag beantwoorden en de afspraak afstemmen	WhatsApp, website
Technische gegevens zoals IP-adres, browser en bezochte pagina's	De website laten werken, beveiligen en verbeteren	Automatisch bij een bezoek aan de website

De controle van kentekenbewijs en legitimatie doen wij om diefstal te voorkomen: wij maken geen sleutel bij voor een auto die niet van jou is of waarvoor je geen toestemming hebt.

Grondslag, bewaartermijn en delen met anderen

Wij verwerken je gegevens op basis van de overeenkomst die je met ons aangaat (de afspraak en de levering van de sleutel), op basis van een wettelijke plicht (de administratie voor de Belastingdienst) en op basis van ons gerechtvaardigd belang (de website beveiligen en diefstal voorkomen). Voor het versturen van berichten die je niet hebt gevraagd, vragen wij altijd eerst toestemming.

Hoe lang wij gegevens bewaren

• Gegevens van een aanvraag die niet tot een afspraak leidt: maximaal 6 maanden na het laatste contact
• Gegevens van een uitgevoerde opdracht, inclusief factuur: 7 jaar, dat is de wettelijke bewaartermijn voor de administratie
• WhatsApp-gesprekken: wij verwijderen ze binnen 12 maanden na afronding van de opdracht
• Kentekenbewijs en legitimatie: wij bekijken ze alleen op locatie en bewaren er niets van
• Technische websitegegevens: zie het onderdeel over cookies

Met wie wij gegevens delen

Wij delen je gegevens alleen met partijen die nodig zijn om de opdracht uit te voeren:

• De leverancier van de sleutel of sleutelkaart, voor het bestellen op basis van merk, model en chassisnummer
• Onze boekhouder en de Belastingdienst, voor de administratie
• myPOS, onze betaalprovider, voor pinbetalingen
• Onze hostingpartij Internettoday, waar de website en het contactformulier draaien
• WhatsApp (Meta), als je via WhatsApp contact met ons opneemt. Voor WhatsApp geldt het privacybeleid van Meta

Met partijen die in onze opdracht gegevens verwerken hebben wij afspraken gemaakt over beveiliging en geheimhouding. Wij geven je gegevens niet door aan landen buiten de Europese Economische Ruimte, behalve waar dat onvermijdelijk is bij het gebruik van WhatsApp, Google en myPOS.

Cookies en externe diensten op de website

Onze website gebruikt functionele cookies die nodig zijn om de site te laten werken, bijvoorbeeld voor het contactformulier en de caching. Daarvoor is geen toestemming nodig.

Daarnaast gebruiken wij de volgende externe diensten:

• Trustpilot: op de website tonen wij reviews die klanten op Trustpilot hebben achtergelaten, en een knop om zelf een review te schrijven. Als je op die knop klikt ga je naar de website van Trustpilot, daar geldt het privacybeleid van Trustpilot.
• WhatsApp: de WhatsApp-knop opent een gesprek in jouw eigen WhatsApp. Pas als je een bericht stuurt, verwerkt WhatsApp (Meta) je gegevens.
• Google Fonts: de lettertypen op de website worden geladen via Google. Daarbij ziet Google je IP-adres.
• Google Search Console: wij gebruiken gegevens van Google over hoe onze website in de zoekresultaten wordt gevonden. Dit zijn geanonimiseerde gegevens, wij kunnen jou daar niet in herkennen.
• Google Analytics: wij gebruiken Google Analytics om te zien hoe bezoekers onze website gebruiken, bijvoorbeeld welke pagina's het meest bekeken worden en via welke weg bezoekers binnenkomen. Google Analytics plaatst daarvoor cookies. Wij hebben Google Analytics zo ingesteld dat je IP-adres wordt geanonimiseerd, dat wij geen gegevens delen met andere Google-diensten en dat Google de gegevens niet voor eigen doelen mag gebruiken. Met Google hebben wij een verwerkersovereenkomst gesloten. De gegevens worden maximaal 14 maanden bewaard. Wil je niet dat Google Analytics je bezoek meet? Gebruik dan de opt-out van Google of blokkeer cookies in je browser.

Je kunt cookies altijd verwijderen of blokkeren via de instellingen van je browser. Sommige onderdelen van de website werken dan mogelijk minder goed.

Je rechten

Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen. Ook kun je bezwaar maken tegen het gebruik van je gegevens, vragen om de verwerking te beperken, of je gegevens laten overdragen. Heb je toestemming gegeven voor iets, dan kun je die altijd intrekken.

Stuur je verzoek via het contactformulier of via WhatsApp. Wij reageren binnen 4 weken. Om zeker te weten dat het verzoek van jou komt, kunnen wij je vragen om je te identificeren.

Gegevens die wij wettelijk moeten bewaren, zoals facturen, kunnen wij niet eerder verwijderen dan de wettelijke termijn toestaat.

Ben je niet tevreden over hoe wij met je gegevens omgaan? Laat het ons eerst weten, dan lossen wij het op. Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Beveiliging

Wij nemen passende maatregelen om je gegevens te beschermen tegen verlies of onbevoegde toegang. De website is beveiligd met https. Gegevens van opdrachten bewaren wij in een beveiligde administratie waar alleen wij toegang toe hebben.

Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als wij een nieuwe dienst op de website gebruiken. De actuele versie staat altijd op www.sleutelkaarten-service.nl/privacyverklaring/. Deze versie is van 25 oktober 2026.